Mitarbeiterschulung Datenschutz im Personalwesen

Das Personalwesen ist einer der ganz wichtigen Aufgabengebiete für den Datenschutz. Wenn es einen Bereich gibt, bei dem praktisch immer personenbezogene Daten verarbeitet werden, dann ist es die Personalabteilung (Human Resources, HR) oder der Ansprechpartner für Personal in kleinen und mittleren Unternehmen.

Hier werden routinemäßig vertrauliche Daten gehandhabt, wie zum Beispiel Gehaltsabrechnungen, Unterlagen von Bewerbern, das Zeit- und Anwesenheits-Management, Urlaubs- und Personalplanungen und viele weitere personenbezogene Daten, die alle dem Datenschutz unterliegen.

Deshalb ist es unumgänglich die dazu benötigten Anforderungen und Prozesse der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu verstehen und richtig anzuwenden.

Ihr Nutzen

Weshalb sollten Mitarbeiterschulungen für Datenschutz umgesetzt werden & welche Vorteile ergeben sich daraus?

Berührungspunkte mit personenbezogenen Daten

Viele Unternehmen nutzen in Personalangelegenheiten dabei die Dienstleistungen von externen Stellen wie Lohnbuchhaltungsbüros, Steuerberatern oder Arbeitsvermittlern. Selbst bei der Auslagerung solcher Aktivitäten gibt es Fallstricke, die aus Datenschutzsicht zu beachten sind.

Oft werden auch Software-Pakete oder Module im Personalwesen eingesetzt. Leider haben Software-Lösungen meist nicht nur viele Funktionen, sondern sind auch schwierig bzgl. Datenschutz zu benutzen und zu kontrollieren.

Verarbeitung von Personal- & Arbeitnehmerdaten

Personaldaten oder Beschäftigtendaten, von Ihren Arbeitnehmern haben bekanntlich einen hohen Schutzbedarf, geht es doch immer auch um Gesundheitsdaten oder Angaben zur Religionszugehörigkeit (das sind gemäss DSGVO „besondere Kategorien personenbezogener Daten“). Gerade die jüngsten Berichte der Aufsichtsbehörden zeigen regelmäßig Datenschutz-Mängel im Umgang derartiger Verarbeitungen von Personaldaten auf. Ursache dafür ist, dass sowohl DSGVO als auch das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) spezielle Anforderungen an die Verarbeitung von Beschäftigtendaten stellen.

Digitale & klassische Personalakten

Digitale Personalakten müssen mindestens den gleichen Daten Schutz wie klassische, papiergeführte Personalakten haben. Dabei ist zu bedenken, dass die Vorteile der Digitalisierung wie die einfachere Durchsuchbarkeit und die Möglichkeit zur automatischen Datenanalyse gleichzeitig Datenschutz-Risiken darstellen.

Häufige Fehler zum Umgang mit personenbezogener Akten

Was uns in unseren Datenschutzaudits und-beratungen in zahlreichen Unternehmen rund um die Region Lörrach, Basel und Freiburg besonders auffällt ist, dass immer wieder die klaren Konzepte für die Aufbewahrung, Löschung und Entsorgung der personenbezogenen Personalakten nur teilweise vorhanden sind oder sogar ganz fehlen. Dies gilt für beide Arten von sensiblen Aufzeichnungen, für Papierakten als auch digitale bzw. elektronische Personalakten. Sehr oft stellen wir fest, dass die Mitarbeiter- und Bewerberdaten nicht entsprechend der rechtlichen DSGVO Vorgaben aufbewahrt werden und darüber hinaus auch nicht fristgerecht gelöscht werden.

Minimierung der Daten & des Risikos

Andere Datenschutz-Prinzipien wie Datenminimierung gelten auch für das Personalwesen. Möglichst viele Daten und Informationen über Bewerber und Mitarbeiter anzuhäufen, wird zwar häufig als Vorteil angesehen, für den Datenschutz und die Compliance mit den Gesetzen kann dies aber zu signifikanten Risiken führen und zu Verstößen, die mit Bußgeldern bewehrt sind.

Variation von Schulungstechniken

Vermeiden Sie diese Datenschutz Probleme und verschaffen Sie sich das nötige Hintergrundwissen. Wir schulen diese DSGVO Themen und setzen auf Ihr Unternehmen passende Schulungstechniken ein. Dazu gehören elektronische Schulungen per E-Mail (Read and Understand), Vorträge, (Class Room Training) mit Fragerunden, Fallstudien, Online-Kurse usw. Fachkundige Referenten und moderne Schulungsmaterialien bieten dabei die Möglichkeit einfach und unkompliziert und große Vorbereitungszeit mit der Schulung der Mitarbeiter im Personalwesen oder im Betriebsrat zu beginnen und rasch das nötige Datenschutzwissen aufzubauen.  Auf diese Weise lassen sich vorhandene Wissenslücken der DSGVO Grundlagen zu vertretbaren Kosten rasch schließen.

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Sie haben Fragen zur Datenschutzschulung im Personalwesen oder möchten einen Termin vereinbaren? Wir sind für Sie da!
Unsere Beratungsleistungen werden im Rahmen der Wirtschafts-und Mittelstandsförderung vom Bundesamt für Wirtschaft gefördert.

Informationen zur Datenschutz-Schulung im Personalwesen

Auch wenn Sie noch nicht begonnen haben Ihre Mitarbeiter zu der neuen Datenschutz-Grundverordnung zu schulen, sollten Sie bald aktiv werden. Vor allem, wenn man bedenkt, dass Datenschutzverstöße im Personalwesen oftmals nicht nur den Betroffenen, sondern auch den Datenschutzbehörden gemeldet werden müssen. Damit entstehen nicht nur Strafen und unnötige hohe Kosten für die nachträglichen Korrekturmaßnahmen, sondern auch erhebliche Reputationsprobleme für betroffene Personalverantwortliche und das ganze Unternehmen.

  • Inhalte

    Der Aufbau und die Inhalte der DSGVO Schulung werden an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst. Wir verkaufen keine Schulungen “von der Stange” sondern klären im Voraus, welche Bedürfnisse Ihr Unternehmen hat. Zeit, Länge und Inhalt werden dann für die entsprechende Zielgruppe maßgeschneidert.

  • Teilnehmeranzahl

    Individualschulungen bis hin zu größeren Gruppen von 30 Mitarbeitern und mehr.

  • Zertifikat

    Jeder Teilnehmer erhält ein Teilnehmerzertifikat.

  • Termine

    Auf Anfrage.

  • Veranstaltungsort

    In Ihrem Unternehmen. Auf Wunsch auch in Konferenzräumen.

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