Datenschutz und M&A: Wichtige Aspekte bei Firmenübernahmen
Firmenübernahmen, auch bekannt als Mergers and Acquisitions (M&A), sind oftmals komplexe Vorgänge, bei denen zahlreiche rechtliche und betriebliche Fragen zu berücksichtigen sind. Ein besonders sensibles Thema dabei ist der Datenschutz. Im Folgenden gehen wir auf einige wichtige Aspekte des Datenschutzes bei M&A-Transaktionen ein.
- Datenaudit vor der Übernahme
Identifikation der Daten: Noch bevor eine Übernahme stattfindet, sollten Unternehmen geklärt haben, welche personenbezogenen Daten sie besitzen und wie diese verarbeitet werden. Dies umfasst sämtliche Daten mit Personenzug, wie z.B. Kundendaten, Mitarbeiterdaten und andere sensible Informationen.
Bewertung der Einhaltung: Es sollte überprüft werden, wie das Zielunternehmen mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen umgeht und sich vergewissern, dass diese auch eingehalten werden. Verstöße können nicht nur zu Geldstrafen führen, sondern auch die Firmenübernahme und -Integration verzögern und letztlich den Wert des Unternehmens beeinflussen.
- Einhaltung rechtlicher Bestimmungen
Grenzüberschreitende Datenübertragungen: Bei internationalen Übernahmen muss beachtet werden, dass der Datenaustausch zwischen verschiedenen Ländern strengen Regelungen unterliegen kann, insbesondere wenn es sich um Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums handelt. Besonders kritisch aus Sicht des Datenschutzes sind Datenübertragungen in Länder wie z.B. Indien, China, Vietnam, Indonesien oder Pakistan. Für diese Länder werden sog. Standardvertragsklauseln, und eine Risikoanalyse inklusive Transfer Impact Assessment benötigt.
Zustimmung zur Datenübertragung: In manchen Fällen ist eine ausdrückliche Zustimmung der Betroffenen erforderlich, um ihre Daten an ein anderes Unternehmen zu übertragen. Deshalb müssen die Rechtsgrundlagen für die Datenübertragung klar herausgearbeitet werden, um zu beurteilen, ob das Einverständnis der Betroffenen nötig ist.
- Integration und Datenmanagement
Zusammenführung von Datenbanken: Bei der Integration von Unternehmen müssen häufig auch Datenbanken zusammengeführt werden. Dabei muss sichergestellt werden, dass die gültigen Datenschutzstandards weiterhin eingehalten werden.
Löschung von Duplikaten und alten Daten: Die Übernahme kann eine gute Gelegenheit sein, Datenbestände zu bereinigen und nicht mehr benötigte Informationen zu löschen. Bei dieser Aktivität müssen selbstverständlich gesetzliche Löschfristen beachtet werden.
Datenschutz-Managementsystem: Wichtige Datenschutzprozesse sollten überprüft sowie angepasst und in einem einheitlichen System (Datenschutzhandbuch) beschrieben werden.
- Schulung und Bewusstsein
Schulung von Mitarbeitern: Nach der Übernahme sollten die Mitarbeiter beider Unternehmen im Datenschutz geschult werden, um sicherzustellen, dass alle die gleichen Standards einhalten.
Bewusstseinsbildung: Datenschutz ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch ein Wertversprechen gegenüber Kunden und Mitarbeitern. Unternehmen sollten deshalb gezielt dieses Bewusstsein durch fokussierte Massnahmen fördern und stärken.
Fazit
Der Datenschutz spielt bei M&A-Transaktionen eine bedeutsame Rolle. Unternehmen, die sich frühzeitig mit diesen Fragen beschäftigen und sicherstellen, dass sie alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen einhalten, können Risiken minimieren und den Wert ihrer Investitionen maximieren.
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