Aufbewahrungsfristen von personenbezogenen Daten bei Behörden
Einleitung
Die Aufbewahrungsfristen von personenbezogenen Daten sind ein zentraler Bestandteil des Datenschutzes, insbesondere bei Behörden. Diese Fristen regeln, wie lange Daten gespeichert werden dürfen und wann sie gelöscht werden müssen. Die gesetzlichen Grundlagen aus Sicht des Datenschutzes hierfür finden sich in der DSGVO, dem BDSG und dem Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg (LDSG BW). Dieser Beitrag beleuchtet die wichtigsten Aspekte und gibt Einblick in relevante Gerichtsurteile und Empfehlungen der Landesdatenschutzbehörden.
Selbstverständlich soll nicht unerwähnt bleiben, dass konkrete Vorgaben zu den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu finden sind beispielsweise im Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO), dem Umsatzsteuergesetz (UStG) oder u.a. im Sozialgesetzbuch (SGB).
Gesetzliche Grundlagen
DSGVO
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bildet die Basis für den Datenschutz in der EU. Artikel 5 Absatz 1 lit. e DSGVO legt fest, dass personenbezogene Daten „in einer Form gespeichert werden [müssen], die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist“. Diese Speicherbegrenzung erfordert eine regelmäßige Überprüfung und Löschung von Daten.
BDSG
Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ergänzt die DSGVO und enthält spezifische Regelungen für Deutschland. § 35 BDSG betont die Notwendigkeit der Datenlöschung, wenn die Speicherung unzulässig ist oder die Kenntnis der Daten für den Verantwortlichen nicht mehr erforderlich ist. Zudem regelt das BDSG besondere Aufbewahrungsfristen in bestimmten Bereichen wie dem Arbeitsrecht.
LDSG Baden-Württemberg
Das Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg (LDSG BW) präzisiert die Vorgaben der DSGVO und des BDSG für Behörden auf Landesebene. § 10 LDSG (BW) enthält beispielsweise Angaben zur Beschränkung des Rechts auf Löschung.
Empfehlungen der Landesdatenschutzbehörden
Landesdatenschutzbehörden in Deutschland geben regelmäßig Empfehlungen zur praktischen Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben. Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg hat mehrfach betont, dass öffentliche Stellen klare Löschkonzepte entwickeln müssen. Diese Konzepte sollten regelmäßige Überprüfungen der Datenbestände und klare Verantwortlichkeiten für die Datenlöschung umfassen.
Praktische Umsetzung in Behörden
Die praktische Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben erfordert ein strukturiertes Vorgehen:
- Erfassung und Kategorisierung von Daten: Behörden müssen zunächst alle personenbezogenen Daten erfassen und kategorisieren, um zu bestimmen, welche Daten aufbewahrt und welche gelöscht werden müssen.
- Festlegung von Aufbewahrungsfristen: Aufbewahrungsfristen sollten anhand der gesetzlichen Vorgaben und der spezifischen Anforderungen der jeweiligen Behörde festgelegt werden.
- Regelmäßige Überprüfung und Löschung: Behörden müssen regelmäßig überprüfen, ob die gespeicherten Daten noch erforderlich sind. Daten, die nicht mehr benötigt werden, müssen fristgerecht gelöscht werden.
- Dokumentation: Die Prozesse zur Datenlöschung sollten dokumentiert werden, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben nachweisen zu können.
Fazit
Die Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Daten bei Behörden sind klar durch die DSGVO, das BDSG und das LDSG BW geregelt. Empfehlungen der Landesdatenschutzbehörden bieten zusätzliche Orientierung. Eine sorgfältige und strukturierte Umsetzung dieser Vorgaben ist unerlässlich, um den Datenschutz zu gewährleisten und rechtliche Risiken zu minimieren.
Behörden sollten daher klare Löschkonzepte entwickeln, regelmäßige Überprüfungen durchführen und die Datenlöschung dokumentieren. Nur so können sie den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden und den Schutz personenbezogener Daten sicherstellen.
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