Digitale Daten im Vertrieb – gilt dort auch die DSGVO???
Die DSGVO betrifft natürlich alle Abteilungen eines Unternehmens und wirkt sich dadurch auch auf die direkte Arbeit des Vertriebs aus. Mitarbeiter im Vertrieb haben, egal ob B2B oder B2C, tagtäglich mit Kundendaten, Stammdatensätzen oder Kontaktlisten zu tun. Diese personenbezogenen Daten fallen klar unter die DSGVO.
Mitarbeiter und Angestellte, die von Berufswegen viel unterwegs sind, müssen sich besonderen datenschutzrechtlichen Verpflichtungen unterwerfen. Vertriebsmitarbeiter stellt dies vor akute Probleme. Um diese Probleme zu vermeiden, ist es essenziell firmeninterne Prozesse zu verändern und anzupassen.
Goldene Regeln für den Vertriebsmitarbeiter
• Nur Daten sammeln, werden welche auch wirklich benötigt werden.
Damit ist gemeint, dass sichergestellt wird, dass es einen rechtmäßigen Grund gibt, diese Daten zu speichern und zu verarbeiten. Dazu gehören z.B. vorvertragliche Abklärungen, Angebotsanfragen oder Kaufverträge
• Transparenz – der Schutz des Einzelnen ist einer der zentralen Aspekte der DSGVO. Informieren Sie Ihren Kunden oder Ansprechpartner welche Daten Sie benötigen und warum Sie diese benötigen.
• Daten müssen gesichert aufgehoben und gelöscht werden, wenn diese nicht mehr benötigt werden. Dies verpflichtet alle Unternehmen zu starken Passwörtern, Zugangskontrollen und branchenüblichen technischen Sicherheitsmaßnahmen. Vermeiden Sie die Speicherung von privaten Daten oder Nutzung des betrieblichen Gerätes zu privaten Zwecken.
• Unbefugte dürfen keinen Zugang zu betrieblichen Geräten bekommen (PC, Laptop, Firmenhandy etc.). Betriebliche Geräte sollten nicht unbeaufsichtigt gelassen werden. Bei einem Verlust, Defekt oder Unregelmäßigkeiten sollte dies unverzüglich der IT und dem Datenschutzbeauftragten gemeldet werden.
Die regelmäßige Schulung von Vertriebsmitarbeitern im Datenschutz ist kein verzichtbarer Luxus, sondern ein wichtiges Anliegen für den professionellen Vertrieb.
Sensibilisieren Sie deshalb Ihre Mitarbeiter mit gezielten Schulungen für den Vertrieb. Wir unterstützen Sie dazu gerne!
